Tipos de documentos administrativos

Los textos administrativos son muy diversos, ya que pueden ser públicos o privados y varían en su estructura, así como de acuerdo a su intención práctica.

Hay diez tipos más frecuentes, que se detallan a continuación:

INSTANCIA o SOLICITUD	Se emplea para hacer una petición o demanda en alguna administración. Normalmente se encuentran modelos oficiales normalizados.
CERTIFICADO	En este documento una autoridad da fe de un hecho o de una circunstancia administrativa a requerimiento del interesado. Generalmente es extendido por un Secretario con el visto bueno del Presidente o del Director.
ACTA	En ella se da cuenta de determinados hechos o circunstancias. Es frecuente que sirva para dejar constancia de deliberaciones y acuerdos que se adoptan por parte de un colectivo, una asamblea, etc. Debe ser aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe alguna discrepancia, se muestra en una diligencia. Son típicas las actas notariales.
CIRCULAR	Orden, carta o aviso por el que una autoridad se dirige a órganos inferiores para transmitirles una directriz. Debe ser breve y sencilla.
OFICIO	Se emplea para la comunicación entre distintas administraciones o departamentos. Si estos pertenecen a un mismo órgano o entidad se denomina nota interior.
SALUDA	En este documento una autoridad invita a algún acto protocolario.
DECLARACIÓN JURADA (O PROMETIDA)	Este documento puede acompañar a una solicitud para que conste su veracidad.
CURRÍCULUM VITAE	Documento que acompaña a una solicitud o instancia para que consten los méritos del demandante de un acto. En él aparecen las titulaciones, cursos o experiencias de quien argumenta a su favor.
CARTA COMERCIAL	Es la misiva que se dirige a una administración normalmente privada y que contiene una demanda, oferta, modificación, etc. La actividad a que se refiere está regulada por el Derecho Mercantil.
INFORME	Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es el caso del informe médico. Puede referirse también al terreno administrativo cuando informa acerca de una operación comercial.

            Entre los documentos de empresa se incluye también el llamado comunicado de empresa.

            Hay otros textos administrativos menos frecuentes que los ya citados. Son los siguientes:

ANUNCIO	En este texto, una autoridad o administración publica expone informaciones de interés general, como subastas, convocatorias, etc.
EDICTO	Mandato publicado por una autoridad, generalmente un magistrado. Suele publicarse en diarios oficiales.
ACUERDO	Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas, tribunales, comunidades o juntas. Pueden incluirse en las actas o redactarse por separado. Los más transcendentes son los que toman los Consejos de Ministros.
CONTRATO	Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos personas, colectivos o instituciones (que son las partes contratantes), que se comprometen al cumplimiento de una serie de obligaciones. Son muy frecuentes, por ejemplo, los de compraventa.
OBLIGACIÓN	Documento notarial o privado en que se reconoce una deuda y se promete su cumplimiento. Su contenido se sustenta en el Derecho Civil o Mercantil.
ESCRITURA	Documento público en el que el notario da fe de otorgamiento, permiso, etc, por parte de una persona o un colectivo a favor de otra persona o colectivo. Se inscribe en el Derecho Notarial.
CARTA DE PAGO	Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El acreedor reconoce en ella haber recibido en parte o totalmente lo que se le debía.
RECLAMACIÓN	Con este documento elevamos una queja sobre alguna actuación administrativa. Se dirige a la autoridad que gobierna en la institución a la que se dirige.
REQUERIMIENTO	Aviso o apelación que se dirige a una persona o institución para exigirle la ejecución, satisfacción de un derecho o cese de una actividad contraria a derecho. Suele hacerse bajo fe notarial. Puede ser judicial.
RECURSO	Con él se reclama contra alguna resolución que se considera lesiva. El recurso administrativo ordinario se dirige a un órgano administrativo y el contencioso-administrativo a un órgano judicial.
AUTORIZACIÓN	Documento por el que una autoridad permite una actuación concreta a un ciudadano o a un grupo.
DENUNCIA	Escrito por el que se da cuenta a la autoridad competente de la comisión de una falta o delito.
PODER	Documento en el que consta la cesión o concesión de la capacidad que una persona da a otra para que pueda actuar en su nombre. Si se hace ante notario tiene mayor fuerza resolutiva. El que recibe el poder es el apoderado y el que lo confiere poderdante.
TESTAMENTO	Documento en el que consta la última voluntad de una persona (el testador). Suele recoger el fin que se debe dar a bienes, aunque atiende también otros asuntos para después de la muerte.